会议室和设备安排

作者 99hwgg 浏览 发布时间 12/01/18

妥善地安排会议室和有效地使用设备,是保障会议各种报告顺利进行的物质保障。

1.会议室安排

(1)特邀大会报告

如果会议地点只有一个大会议室,开幕式、特邀大会报告和闭幕式也就只能安排在这里,带来的问题是参会人员较少时,会场显得空旷;参会人员较多时,会场就比较拥挤。解决的办法是,当感觉会场空旷时,可以采用教室式的方法布置会场;当感觉会场拥挤时,采用剧院式的方法布置会场。如果会议地点是会议中心,选择余地则相当大。以北京国际会议中心为例,从能容纳2500人的会场到容纳二三百人的会场,共有几十个,会议组织者可以根据会议代表的数量进行选择。

(2)专题报告会安排

一般的会场都可以作为专题报告用的会议室,人数可以从几十人到几百人。专题报告会议室的布置也比较简单,在会议室一侧的墙上悬挂屏幕。屏幕前摆放报告时使用的设备。侧面摆放长条桌,供会议主持人使用。专题报告会议一般不再给报告者提供讲台。会议在进行平行专题会议时,参加各个会议的人数绝对不是平均分配的,而是会议代表根据自己的兴趣,随机选择的,因而确定并行专题会议室的容量就成为摆在所有会议组织者面前的难题。会议在进行时,经常会出现的现象是有的会场人满为患,有的会场却寥寥无几。会议组织者可以根据每个并行的专题会议的论文质量,专题本身是否是当前人们关注的热点问题,以及报告人的知名程度和报告题目,来确定每一个专题会场的大小。

(3)张贴论文的场地安排

根据张贴论文的数量来决定是租用单独的场地,还是选用会议室附近的走廊来进行论文的展示。目前,在我国一般都是采用标准展板张贴论文,全国统一尺寸,宽1米,高2.4米。可按会议组织者的要求,搭建成不同的形状和长度。每一块展板上都要求有统一编号,届时论文作者会根据编号张贴自己的论文。

2.会议设备安排

会议所需要的所有设备都必须在会议开始前安排完毕并调试合格,与会者带来的设备也要事先与会议室的设备衔接调试至可以运行为止。

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