会议报告安排

作者 99hwgg 浏览 发布时间 12/01/18

1.会议最终日程发放

会议要发给每位代表一本会议最终日程,要全面、系统和详细地将会议三部分报告以及其他一些专业活动介绍给会议代表;包括每位特邀大会报告人和分组口头报告人的姓名、国籍、工作单位、做报告的日期和具体时间、报告的编组序列号以及对应的会议室。每位张贴报告人的姓名、国籍、工作单位、张贴报告的日期和具体时间、张贴报告的编组序列号以及对应的壁报板。代表能凭借最终日程的指导,挑选最感兴趣的报告聆听,并能及时找到报告所用的会议室。

2.会议报告人索引提供

为方便会议代表的查询,还要提供报告人索引,这是由于会议代表参加会议特别是参加专题会议的目的性是非常明确的,他们事先要认真阅读会议的最终学术日程,挑出他们最感兴趣的报告,作好计划,安排好时间顺序,届时将准时前往参加。有时一个上午就要到几个不同专题会议听取报告。为方便会议代表能够及时准确地查阅到所感兴趣的报告和找到相应的会议室,最终日程要提供按报告人的姓的英文排序编制的索引。有的会议还细分为几类索引,包括大会报告人的索引;邀请报告人的索引;普通口头报告的索引,有的还包括会议主持人的索引。不管是哪种索引。都要包括报告的日期、时间和专题会议的编号和会议时期的房间号。

3.会议室索引提供

有的大型会议同时使用十几个甚至几十个会议室,也要提供会议室的索引,为了便于迅速查找,内容只包括三项,即会议分组的编号、使用的会议室房间号和会议室所在的楼层,并应该配上所有会场的平面分布图。如果会场分散在不同的楼层,就要给出所有楼层的平面分布图。分布图上要列出会议使用的每一个会场的编号。附有会议编号和会场编号一一对应的列表,使得代表能在最短的时间里找到所要听的报告所在的位置。

4.日程的变动和报告的调整

会议的最终日程一经确定并且也印制完毕就不可轻易变动,各个时段的报告也不能随意调整,否则,会议代表就不能按照会议最终日程来寻找他们想要听取的报告。但是在组织任何一个会议时,总会有一些报告人因为各种不同的原因不能按期参加会议,特别是在“突发事件”发生后举办的会议,报告人不能到会的就会更多。例如,2001年亚太地区肿瘤生物学会议是在美国“9·11”事件后举办的,20多位来自美国的特邀报告人都不能前来参加会议,致使原定4天的会议日程压缩到两天半,原来印制好的会议最终日程也全部作废。根据每天报到的会议报告人来编制新的会议日程张贴在各个会议室的门口,给代表提供一个参考。因此,会议举办期间负责日程安排的工作人员的工作都非常繁忙,他们要确认每一个报告人是否到会,决定第二天的会议日程是否需要调整,有的会议还要求这些报告人现场提交软盘给工作人员,拷入计算机的硬盘中,避免第二天现场报告时因出现不必要的故障而耽误了时间

标签: 会议报告

分享本文到:
更多分享


Copyright 2010-2012 Powered By 久久户外广告
广州户外广告,广州户外广告牌,楼盘围墙广告,工地围墙广告,广州舞台搭建,广州会展布置
公司地址:广州市海珠区新业路59号2楼(广州宝峰汽修对面) 邮箱:800098904@b.qq.com
电话:020-22073860 15913113505 18620506729(童生)
企业QQ:800098904
二维码